La gestion de la comptabilité d’une Société par Actions Simplifiée (SAS) revêt une importance cruciale pour assurer la transparence financière et le respect des obligations légales. En tant qu’entité commerciale, la SAS doit enregistrer et suivre avec précision toutes ses transactions financières et commerciales. Cette gestion rigoureuse permet de dresser des états financiers fiables fournissant une vue détaillée de la santé économique de la société. Cependant, tenir la comptabilité d’une SAS implique la compréhension des normes comptables et fiscales, ainsi que le choix entre gérer la comptabilité en interne ou externaliser sa comptabilité.
Les obligations comptables d’une SAS
La SAS est soumise aux obligations légales suivantes en matière de comptabilité.
La tenue à jour des livres comptables
La SAS doit tenir une comptabilité régulière et sincère de ses opérations commerciales, financières et patrimoniales. Chaque transaction financière de l’entreprise, qu’il s’agisse d’une vente, d’un achat, d’un paiement, d’une facturation, d’une dépense, etc., doit être enregistrée dans les livres comptables. Il s’agit du grand livre, du livre-journal et du livre d’inventaire. Les documents justificatifs tels que les factures, les reçus, les contrats et les relevés bancaires sont utilisés comme base pour ces écritures.
Les mouvements doivent être classés selon les catégories comptables appropriées, conformément au Plan Comptable Général (PCG) ou aux normes comptables internationales, le cas échéant. Par la suite, ils seront saisis dans le logiciel comptable de l’entreprise. Pour s’assurer que toutes les opérations financières ont été correctement enregistrées, la SAS doit procéder à des rapprochements réguliers entre les enregistrements comptables et les relevés bancaires. À la fin de chaque période (généralement mensuelle, trimestrielle et annuelle), les soldes de chaque compte sont calculés et enregistrés dans les livres comptables.
L’établissement des comptes annuels
Les informations enregistrées dans les livres comptables sont utilisées pour générer les comptes annuels que sont :
- Le bilan,
- Le compte de résultat,
- L’annexe.
Ces rapports financiers reflètent la situation économique et financière de l’entreprise à la fin de chaque exercice comptable. Ces documents fournissent des informations essentielles aux dirigeants de la SAS pour évaluer sa performance, sa solvabilité et sa rentabilité.
Le bilan présente la situation patrimoniale de l’entreprise à un moment précis. Il se divise en deux parties : l’actif et le passif. L’actif liste les éléments détenus par l’entreprise (biens immobiliers, équipements, trésorerie, etc.) tandis que le passif indique les sources de financement de l’entreprise, qu’elles soient internes (capitaux propres) ou externes (dettes, emprunts, etc.).
Le compte de résultat informe sur les performances financières de l’entreprise sur une période donnée. Il détaille les produits (chiffre d’affaires, ventes de biens et de services, etc.) et les charges (achats, frais de personnel, frais financiers, etc.). La différence entre les produits et les charges donne le résultat net de l’exercice, qui peut être bénéficiaire (excédent) ou déficitaire (perte).
L’annexe, quant à elle, accompagne les bilans et les comptes de résultat. Elle fournit des informations complémentaires et explicatives sur les données comptables présentées dans les autres documents. Elle peut inclure des détails sur les méthodes comptables utilisées, les événements significatifs de l’exercice, les engagements hors bilan, etc.
La conservation des documents comptables
L’Administration fiscale peut demander les pièces justificatives lors d’un contrôle fiscal. Ainsi, la SAS a pour obligation de conserver pendant 10 ans tous les justificatifs et documents comptables tels que les devis réalisés, les factures d’achat et de vente, les notes de crédit, les notes de frais, etc. Ceux-ci doivent par ailleurs contenir un certain nombre de mentions comme les informations sur les tiers concernés ainsi que la date, la nature et le montant de l’opération.
La nomination d’un commissaire aux comptes
Conformément à la loi PACTE, une SAS doit nommer un commissaire aux comptes (CAC) dès lors qu’elle franchit deux des trois seuils suivants :
- Un bilan total de 4 000 000 €,
- Un chiffre d’affaires hors taxe de 8 000 000 €,
- Un effectif de 50 salariés.
En outre, la désignation d’un CAC a lieu si la SAS contrôle ou est contrôlée par une autre entreprise. Celle-ci peut aussi s’effectuer suite à une demande des associés représentant au moins le tiers du capital social.
La gestion de la comptabilité d’une SAS en interne
Le chef d’entreprise peut se charger lui-même des enregistrements comptables de sa SAS ou engager un comptable en interne. Ceci permet de réagir plus rapidement aux changements et aux besoins de l’entreprise, car le dirigeant ou le comptable sont directement impliqués dans les opérations quotidiennes. Une connaissance approfondie de l’entreprise, de son modèle commercial et de ses défis garantit d’ailleurs une prise de décision financière plus éclairée.
Gérer la comptabilité d’une SAS peut cependant se révéler complexe, en particulier pour les entreprises en croissance ou avec des opérations internationales. Ceci peut requérir des compétences spécifiques. Si l’entreprise connaît une croissance rapide, la comptabilité en interne peut également devenir difficile à gérer sans l’embauche de personnel supplémentaire. De plus, la gestion de la comptabilité peut prendre du temps et des ressources considérables, qui pourraient être mieux utilisés pour se concentrer sur les activités principales de l’entreprise.
La comptabilité d’une SAS par un expert-comptable
Un expert-comptable peut gérer l’intégralité de la comptabilité de l’entreprise ou intervenir en appui au service comptable de celle-ci. Faire appel à ce prestataire indépendant constitue une solution adéquate lorsque la SAS présente des opérations financières complexes. En plus de se libérer de toutes ou partie des tâches comptables chronophages, l’entreprise bénéficie d’une prestation répondant à ses besoins spécifiques.
Le choix d’un expert-comptable nécessite néanmoins la prise en compte de plusieurs critères comme :
- La période d’intervention de l’expert-comptable (la création d’entreprise, les fins d’exercice comptable, la phase de croissance de l’entreprise, la cession, etc.),
- Le secteur d’activité de la SAS,
- Les besoins en services annexes, notamment, du point de vue fiscal, financier ou juridique,
- La taille de l’entreprise.
En effet, ce prestataire est surtout indiqué pour les petites et moyennes entreprises.
Le recours à un cabinet comptable pour sa SAS
Externaliser la comptabilité à un cabinet permet de se concentrer sur les activités principales de l’entreprise, tandis que les tâches comptables sont gérées par des professionnels compétents. Un tel prestataire témoigne généralement d’une expertise dans différents domaines d’activité.
Un cabinet comptable regroupe des compétences variées tant en matière de comptabilité, de fiscalité et de finance que sur le plan juridique. Ainsi, il est en mesure de fournir des conseils personnalisés pour aider la SAS à la prise de décision. Le choix d’un cabinet comptable nécessite par contre un budget souvent conséquent.